À mesure qu’une entreprise prend de l’envergure, elle doit prévoir des procédés plus performants pour assurer son fonctionnement au quotidien. La gestion des notes de frais fait partie des démarches qu’il convient de mettre à jour régulièrement. Source de stress et d’un travail supplémentaire pouvant être conséquente, cette démarche peut aujourd’hui être simplifiée grâce aux bons logiciels. Nous vous en disons plus sur les critères à retenir pour trouver le programme qui répondra à vos besoins.
Logiciel de notes de frais : quelles fonctionnalités choisir ?
C’est une étape indispensable avant d’opter pour une solution ou pour une autre. La sélection d’un logiciel pour les notes de frais doit répondre aux besoins réels de votre entreprise.
Certains programmes peuvent ainsi proposer la création de plusieurs profils utilisateurs, définir un montant maximum de règlements par salarié. Il peut aussi être possible de lister les informations liées aux dépenses au moment de l’enregistrement des informations, établir des rapports en temps réel, mettre à disposition un outil d’analyse, ou automatiser la comptabilisation des notes de frais.
Votre entreprise pourra aussi avoir besoin d’une option d’export sous plusieurs formats, une solution de contrôle des règlements à l’instant T, ou d’une personnalisation des alertes. Certains programmes peuvent aussi offrir une accessibilité sur ordinateurs comme sur différents appareils mobiles connectés.
Selon l’ampleur et la régularité des tâches à accomplir, vous pourrez opter pour un logiciel complet ou une version plus légère qui prend en charge des actions précises. Une évaluation détaillée de vos besoins vous permet d’envisager les solutions les plus pratiques, et qui optimiseront votre productivité. Le choix des fonctionnalités dépendra aussi de la composition et des habitudes de vos équipes. Une gestion efficace de vos notes de frais passera obligatoirement par une estimation de leur mode de fonctionnement, ainsi que des tâches qui leur prennent le plus de temps.
Les critères pour bien choisir son logiciel de notes de frais
Si chaque logiciel dédié aux notes de frais propose des fonctions plus ou moins similaires, les niveaux de complexité des outils feront toute la différence. S’il est fortement recommandé d’utiliser un outil conforme aux législations, il existe ainsi différents critères supplémentaires à prendre en compte pour bien choisir votre gestionnaire de notes de frais.
Le niveau de personnalisation
Ce premier critère vous permet de vous assurer que l’outil correspondra aux attentes de vos collaborateurs. L’étendue des personnalisations doit couvrir différents paramètres, allant de l’estimation des TVA et des cotisations, aux options de connexion avec les solutions de paiement. Cette personnalisation permettra à l’ensemble de vos collaborateurs de paramétrer leur interface en quelques clics.
La mobilité
Les professionnels qui sont souvent en déplacement ont besoin d’un logiciel pour suivre leur niveau de mobilité. Un logiciel facilement accessible à tout moment permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de transmettre ou de consulter plus rapidement les informations les plus importantes.
Un outil aux fonctions avancées
Le logiciel qui correspond aux besoins de votre entreprise doit vous permettre d’inclure ou de supprimer des paramètres si nécessaire. Il devra essentiellement retenir les informations pertinentes. Il doit aussi être facile à utiliser, ergonomique et accompagné d’un service de maintenance en cas de problèmes de fonctionnement.