Face à l’évolution constante du monde des affaires, les entreprises se doivent de trouver des solutions efficaces pour rester compétitives tout en optimisant leurs ressources. Parmi celles-ci, l’automatisation des process digitaux est une option pratique pour toute organisation désireuse de conserver son avantage concurrentiel. Voici d’ailleurs les atouts de cette tendance de fond qui bouscule les codes de l’entreprise traditionnelle.
Qu’est-ce que l’automatisation des process digitaux ?
L’automatisation des process digitaux désigne l’utilisation de technologies innovantes pour réaliser de manière autonome et programmée des tâches répétitives qui étaient auparavant effectuées manuellement par des collaborateurs. Concrètement, il s’agit de confier à des logiciels, des algorithmes ou des robots des missions chronophages et fastidieuses, mais essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise.
Loin de se limiter à la simple dématérialisation des documents, l’automatisation des process digitaux implique une refonte en profondeur des workflows et des méthodes. Mais, cette démarche nécessite généralement l’accompagnement d’experts, souvent disponibles dans une agence automatisation, pour identifier les processus à automatiser, choisir les bons outils et former les équipes.
Quels sont les avantages de l’automatisation des process digitaux ?
Les atouts de l’automatisation des process digitaux sont multiples et touchent tous les pans de l’entreprise. Voici les principaux arguments qui plaident en faveur de cette révolution 4.0.
Gain de temps et efficacité accrue
En déléguant les tâches répétitives et chronophages à des programmes informatiques, les collaborateurs peuvent se concentrer sur des missions à plus haute valeur ajoutée. Ces dernières nécessitent généralement des compétences humaines telles que la créativité, l’empathie ou la prise de décision.
Par ailleurs, les processus automatisés s’exécutent de manière quasi-instantanée, là où un traitement manuel peut prendre des heures, voire des jours. C’est autant de temps gagné pour se consacrer au développement de l’entreprise, à l’innovation ou à la relation client.
Réduction des coûts et des erreurs humaines
L’automatisation permet également de réaliser des économies conséquentes en réduisant les besoins en main-d’œuvre et en optimisant l’utilisation des ressources. Il faut reconnaître que les logiciels et les robots ne comptent pas leurs heures, ne prennent pas de congés et ne tombent pas malades.
Ils représentent donc une alternative fiable et rentable aux tâches habituellement dévolues aux salariés. De plus, ils minimisent considérablement le risque d’erreurs humaines qui sont souvent coûteuses pour les entreprises en termes financiers et de réputation.
Amélioration de la qualité et de la consistance des tâches
L’automatisation favorise également la standardisation des process et la garantie d’un niveau de qualité constant. Les tâches sont réalisées de manière identique à chaque fois et selon des règles prédéfinies, ce qui évite les variations liées aux aléas humains.
Les clients bénéficient ainsi d’un service homogène et fiable, quel que soit l’interlocuteur ou le moment de la journée. Cette consistance renforce la confiance et la satisfaction.
Libération des ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée
Parce qu’elle libère les collaborateurs des tâches fastidieuses, l’automatisation leur permet de se consacrer à des missions plus stimulantes et porteuses de sens. C’est l’occasion de monter en compétences, de développer de nouvelles expertises et de s’épanouir davantage au travail.
Les entreprises ont tout à gagner à valoriser ainsi leur capital humain en le repositionnant sur des activités créatrices de valeur.
Les domaines d’application de l’automatisation en entreprise
L’automatisation des process digitaux ne se limite pas à un seul service ou département de l’entreprise. Elle trouve sa place dans de nombreux domaines qu’il convient de découvrir ici.
Marketing et communication
Le marketing et la communication sont des terrains de jeu particulièrement propices à l’automatisation. Les logiciels de marketing automation permettent par exemple de créer des scénarios de campagnes email personnalisées et d’envoyer les bons messages aux bonnes personnes au bon moment.
Les tâches chronophages comme la segmentation des bases de données, la création de landing pages ou la publication sur les réseaux sociaux peuvent également être automatisées.
Vente et relation client
L’expérience client est au cœur des préoccupations des entreprises et l’automatisation peut grandement y contribuer. En effet, les chatbots et les assistants virtuels sont de plus en plus utilisés pour répondre aux questions fréquentes des clients ou encore les guider dans leur parcours d’achat.
Des outils de CRM intelligents permettent quant à eux d’automatiser la gestion des leads, le suivi des opportunités de vente et la qualification des prospects. De fait, une myriade de tâches qui peuvent être réalisées de manière plus rapide et efficace grâce à l’automatisation pour une relation client optimisée.
Ressources humaines
La gestion des ressources humaines est un autre domaine où l’automatisation peut faire la différence. Des logiciels spécialisés permettent par exemple d’automatiser le tri des CV et la présélection des candidats en fonction de critères prédéfinis.
De plus, la gestion des congés, des absences et des notes de frais peut être simplifiée et accélérée grâce à des outils dédiés. Certaines entreprises vont même plus loin en automatisant une partie des entretiens d’embauche grâce à des chatbots pour gagner en efficacité.
Finance et comptabilité
La finance et la comptabilité regorgent de tâches répétitives et chronophages qui gagneraient à être automatisées. C’est le cas par exemple :
- de la saisie des factures,
- de la gestion des notes de frais,
- ou encore du rapprochement bancaire.
Des logiciels de comptabilité intelligents permettent d’automatiser ces processus fastidieux tout en réduisant les risques d’erreurs et de fraude. Les outils de reporting financier automatisé offrent quant à eux un gain de temps précieux. Ils favorisent aussi une fiabilité accrue pour la production des états financiers et des tableaux de bord.
Quelles sont les étapes nécessaires pour mettre en place l’automatisation des process ?
Si votre entreprise souhaite se lancer dans l’automatisation des process digitaux, voici les grandes étapes à suivre pour une mise en place réussie.
Identifier les processus à automatiser
La première étape consiste à passer en revue l’ensemble des processus de l’entreprise pour identifier ceux qui gagneraient à être automatisés. Les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée sont des candidates idéales. L’objectif est de cibler les processus qui ont plus d’impact sur l’efficacité et la productivité de l’entreprise.
Choisir les bons outils
Une fois les processus à automatiser identifiés, il faut choisir les outils adaptés. Le marché regorge de solutions d’automatisation, des plus généralistes aux plus spécialisées. Mais il faudra prendre en compte les besoins spécifiques de l’entreprise ainsi que la compatibilité avec les systèmes existants.
Former les équipes
Il est important de former les collaborateurs aux nouveaux outils et aux processus automatisés, pour qu’ils puissent les utiliser de manière efficace et en tirer le meilleur parti. Néanmoins, les formations doivent être adaptées aux différents profils et niveaux de compétences puis inclure des cas pratiques pour faciliter l’appropriation.
Déployer progressivement
Pour éviter les écueils, il est recommandé de déployer l’automatisation de manière progressive en commençant par un périmètre restreint. Cela permet de tester les outils et les processus en conditions réelles, de corriger les éventuels bugs et d’affiner les paramètres si nécessaire. Une fois les premiers résultats positifs obtenus, l’automatisation peut être étendue à d’autres services et processus de l’entreprise.