À chaque fin de mois, les services RH et/ou comptable des entreprises se lancent dans la tâche à la fois complexe et chronophage de l’édition et de la distribution des fiches de paies à chacun des salariés. Or s’il est évidemment des règles qui s’appliquent à tous en raison du droit du travail, oiu plus spécifiquement aux salariés d’une même entreprise, chacun des collaborateurs a des spécificités qui lui sont propres : salaires, congés, absences… Fort heureusement, le développement du numérique et le virage digital progressif engagés par le monde professionnel facilitent aujourd’hui la gestion des salaires et l’édition des fichess de paie. S’il faut encore vous convaincre de l’intérêt du bulletin de paie en ligne, voici quelques avantages, tant pour les employeurs que pour les salariés.
Les avantages de la fiche de paie en ligne pour les employeurs
Les premiers concernés par la gestion des salaires sont les employeurs et plus particulièrement les équipes comptables et/ou ressources humaines qui doivent assurer cette fonction tous les mois. Pour cela, ils peuvent notamment s’appuyer sur des outils toujours plus nombreux et toujours plus précis. Ainsi, à l’instar de leader des outils de gestion d’entreprise tels que EBP, Ciel ou Sage, ou encore avec de nouveaux acteurs spécialisés comme Payfit ou Listo Paye, il existe aujourd’hui une offre complète de logiciels de paie en ligne, permettant évidemment d’éditer et distribuer les fiches de paie.
Plus de rapidité et d’efficacité dans la production des bulletins de paie
Spécialement conçus en réponse aux besoins et exigences des services RH et comptables pour l’édition des fiches de paie, les logiciels offrent aux équipes concernées une réelle efficacité et une réalisation des tâches plus rapides. Celles-ci peuvent ainsi se concentrer sur d’autres missions plus stratégiques pour l’entreprise.
Plus de précision dans le traitement des données
Les logiciels de paie s’appuient permettent une saisie précise des informations propres à chaque employé (salaires, absences, congés…), celles-ci étant automatiquement prises en compte au moment d’éditer les bulletins. À nouveau, cela apporte un gain de temps, mais aussi une précision maximale des données. Mieux encore, les API de gestion de paie permettent une interopérabilité entre les différents outils de l’entreprise, automatisant l’import et l’export des données et réduisant donc le risque d’erreurs.
Des outils accessibles partout et à tout moment
À l’ère du télétravail et de la mobilité traditionnelle, les outils de gestion de paie en mode SAAS permettent aux utilisateurs autorisés de se connecter où et quand ils le souhaitent pour assurer le traitement des paies des salariés.
Une mise à jour automatique des règles et obligations légales en matière de paie
Nous l’évoquions dès l’introduction, la gestion de paie répond à des règles légales et administratives strictes concernant l’édition des fiches de salaires, des normes qui peuvent être difficiles à suivre. Parce qu’ils sont spécialistes de l’édition de logiciels, mais aussi spécialistes de la gestion de paie, les éditeurs assurent une veille constante et une mise à jour rapide de leurs outils pour que les entreprises puissent être en accord avec les règles en vigueur.
Des coûts d’édition des bulletins de paie réduits
Encore utilisée dans certaines entreprises, la fiche de paie papier est pourtant un réel poids financier pour les entreprises. Il est en effet nécessaire de les imprimer et, lorsqu’elles ne sont pas données directement aux collaborateurs, de leur envoyer par courrier. Automatiquement transmis par mail ou sur un coffre-fort numérique, le bulletin de paie en ligne a donc aussi des avantages financiers pour l’entreprise.
Les avantages du bulletin de paie en ligne pour les salariés
Au-delà de l’intérêt que peut comporter la gestion numérisée des salaires pour les entreprises, cette digitalisation a également des avantages certains pour les salariés :
Une conservation sécurisée des fiches de paie
Si les employeurs ont l’obligation de conserver la copie des bulletins de salaire de leurs collaborateurs pendant au moins 5 années, les salariés doivent quant à eux en conserver l’intégralité dans l’optique de leur future retraite, voire pour certaines démarches administratives. Mais conserver l’historique professionnel d’une vie sous format papier peut s’avérer compliqué en cas de déménagement voire en cas de dégât dans le logement (incendie, inondation…). Avec le bulletin de salaire digital, les choses sont beaucoup plus simples. Conservés sur un coffre-fort numérique sécurisé, ils évitent clairement la perte ou la destruction de ces données essentielles.
Un accès distant et facilité à vos documents
Projet d’achat de logement ou de location, emprunt bancaire… De nombreuses raisons peuvent nécessiter de devoir fournir à un tiers ses derniers bulletins de salaire. Grâce au format numérique des fiches de paie, ces documents peuvent être retrouvés simplement et où que vous soyez. Vous évitez ainsi de possibles heures de recherches dans vos archives.
Une démarche plus écologique
Nombreux sont celles et ceux qui, dans leur vie personnelle, attachent une importance croissante au respect de l’environnement. Ainsi, le passage au bulletin de paie en ligne constitue se montre particulièrement attrayant en réduisant les ressources papiers nécessaires à l’impression de ces documents.
Le bulletin de salaire en ligne offre de nombreux avantages tant pour les employeurs que pour les employés. Pour les employeurs, il s’agit d’un moyen sûr de stocker les informations relatives aux employés et de permettre un accès à distance aux bulletins de salaire. C’est également une option écologique qui réduit les coûts de publication. Les employés apprécient l’efficacité, la rapidité et la précision du traitement de leurs chèques de paie avec la fiche de paie en ligne. Avez-vous opté pour la fiche de paie en ligne pour votre entreprise ?
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