Lorsque vous avez un événement à organiser, quelle que soit son envergure, la mission la plus difficile est toujours de trouver le bon endroit qui saura répondre à la fois à vos besoins et à votre budget. Il est encore plus important de faire le bon choix si vous devez créer un événement de taille, avec de nombreux convives, car c’est l’image de votre entreprise qui est en jeu.
Voici les critères en fonction desquels vous pourrez choisir le bon lieu pour votre événement : le budget, le nombre d’invités et le type de l’événement. Ces quelques conseils vous aideront certainement à trouver le plus rapidement le lieu idéal pour votre événement.
L’importance du lieu
Le lieu que vous choisirez doit être à la hauteur de l’image que vous souhaitez donner de votre entreprise. C’est la première occasion pour vous de donner plus d’informations sur votre entreprise afin de mieux la faire connaître. Pour la plupart des jeunes entreprises, c’est le moment où elles mettent enfin des visages derrière leur marque, ce qui est loin d’être une chose à prendre à la légère. Pour vos clients et collaborateurs, c’est l’opportunité de dépasser le virtuel. C’est pourquoi il convient de passer du temps dans la recherche du bon lieu pour organiser votre première rencontre avec eux. En effet, cela peut demander du temps et de l’énergie de trouver le lieu idéal à moins que vous optiez pour une valeur sûre comme le centre de conférence de Lausanne.
Si vous jetez votre dévolu sur un lieu de choix comme celui-ci, vous devez réserver le lieu le plus tôt possible. Cela doit se faire non seulement pour être certain de l’avoir à disposition au moment où vous prévoyez de créer l’événement, mais aussi pour continuer plus sereinement la suite de l’organisation. Le choix du lieu influe sur de nombreuses décisions en rapport avec l’événement : les brochures, la restauration, l’animation, etc.
La capacité d’accueil du lieu
Un centre de conférence comme le SwissTech Convention Center vous propose une capacité d’accueil de 3000 personnes avec la possibilité de créer jusqu’à 20 pièces, mais ce n’est pas le cas de tous. Pour gagner du temps, assurez-vous que le lieu puisse recevoir le nombre de personnes que vous prévoyez d’inviter avant d’en faire la visite. En fonction du type d’événement que vous vous préparez à donner, vous pourrez aussi avoir besoin d’une grande salle modulable. Ce n’est pas uniquement une question de confort, sachez que ces lieux sont soumis à des codes d’incendies et de sécurité.
Organiser un événement pour trouver des financements est notamment une excellente idée, c’est même conseillé pour commencer votre affaire. Toutefois, il convient de bien choisir votre salle pour ne pas faire de dépenses inutiles. Certains lieux exigent également un nombre d’invités minimum, renseignez-vous avant de faire la réservation. C’est surtout le cas pour les lieux qui proposent diverses prestations en même temps comme la restauration.
L’accessibilité du lieu
Si vous souhaitez maximiser la participation à votre événement, assurez-vous qu’il soit parfaitement accessible. L’accessibilité fait partie des critères les plus importants pour les organisateurs événementiels. Sur le site, vous devriez pouvoir trouver les renseignements sur l’accessibilité, c’est ce que feront également vos invités. Si les invités sont composés de cadres VIP et qu’ils doivent faire un long chemin depuis l’aéroport afin d’assister à l’événement, vous risquez de perdre des participants. Un endroit près de l’aéroport est donc à privilégier. Si l’événement dure plusieurs jours, assurez-vous également d’avoir des hôtels de référence pas trop loin.
Assurez-vous également que les invités n’aient pas de mal à se garer s’ils viennent en voiture. Est-ce que le lieu que vous avez choisi propose assez de services de stationnement ou de voiturier ?
La disposition de la salle
Même si vous allez trouver votre salle au début du processus de planification des événements, vous voudrez toujours avoir une idée approximative des types d’activités que vous allez inclure. La modularité de la salle peut notamment vous donner des idées de dernières minutes pour rendre votre événement plus original. Obtenez un plan d’étape illustré de chaque site et parcourez vos favoris au moins une fois. Prenez note des éléments importants tels que l’emplacement des points de vente, l’emplacement ou l’implantation de l’équipement audiovisuel.
Les services proposés
Vous voulez opter pour la facilité, assurez-vous de pouvoir trouver la majorité des services dont vous avez besoin en optant pour un site en particulier. Organiser un événement est bien loin d’être une tâche facile, donc en optant pour un site qui vous donnera la possibilité d’avoir moins de choses à penser, vous gagnez du temps et de l’énergie. Comme vous n’aurez pas à penser au transport des différents matériels, vous pourrez même vous permettre une petite économie pour acheter des fleurs en plus ou davantage de boissons. Voici les prestataires de services que le meilleur centre de conférence peut vous proposer et qui vont vous faciliter agréablement la tâche :
Event manager
Ce professionnel est expérimenté et il connaît très bien les lieux pour mettre ses atouts au profit de votre événement. S’il s’agit donc du tout premier événement que vous organisez, ses conseils et son intervention vous seront d’une aide précieuse.
Service traiteur
Pour parfaire votre événement, une belle expérience culinaire mémorable peut être offerte à vos convives. Vous profiterez d’une grande discrétion et efficacité étant donné que vous faites appel à des professionnels qui ont l’habitude de travailler dans les lieux.
Location de matériels audiovisuels
Pouvoir louer les matériels audiovisuels sur les lieux réduira les choses auxquelles vous devez penser pour le jour J. En même temps, assurez-vous qu’une équipe technique s’assurera de leur installation et de leur bonne marche.
Agencement et décoration
Comme il a été mentionné plus haut, les lieux doivent être à l’image de votre entreprise. En accordant plus d’importance à l’esthétique de la salle, vous permettez à vos convives quelques détails qui ne manqueront pas de les marquer. Ce sont ces petites attentions qui vous permettront de créer l’événement parfait, mais comme elles demandent du temps et du savoir-faire, autant les confier à un professionnel. Et si ce professionnel a l’habitude d’agencer et de décorer les lieux, cela ne peut que jouer en votre faveur.
Les valeurs ajoutées
Vous pouvez vous montrer exigeant lors de la location d’un centre de renom. Pensez donc à vous renseigner si vous pouvez demander de petits services comme la traduction, les effets sonores, l’éclairage personnalisé ou encore la retransmission en direct.
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