Le règlement des notes de frais n’a jamais été une partie de plaisir, tant pour l’entrepreneur que pour le salarié. D’un côté, l’employé s’engage financièrement au profit de l’entreprise sans connaître le moyen et le délai de remboursement.
De l’autre côté, l’entrepreneur se voit régler des imprévus budgétaires conséquents, particulièrement si les notes de frais s’accumulent. Pour éviter des imprévus et surtout pour mieux gérer vos notes de frais, découvrez nos conseils de pro.
Gestion des notes de frais : quels outils ?
Le paiement des notes de frais constitue toujours une corvée pour les entreprises. Au fur et à mesure que les dépenses s’accumulent, le service comptable se retrouve très vite sous un amas de factures qui représentent une somme conséquente à rembourser. Il existe pourtant quelques solutions concluantes qui aident les entrepreneurs à mieux gérer les notes de frais, parfois inévitables.
Une carte d’entreprise qui assure les dépenses professionnelles
C’est une véritable solution pour vos notes de frais et un soulagement particulier pour les salariés, et le chef d’entreprise aussi d’ailleurs. Si avant les employés se devaient de payer des frais supplémentaires dans le cadre d’une mission professionnelle, maintenant, grâce à cette carte de paiement pour les professionnels, plus besoin de sortir son portefeuille.
Les collaborateurs peuvent assurer toutes les dépenses professionnelles en payant via la carte d’entreprise. Les justificatifs seront pris en photo et intégrés directement dans une application dédiée, par le comptable de l’entreprise. Tout un système réglé en seulement quelques clics. Fini les longues heures de calcul des notes de frais en fin de mois ou les galères liées à la perte de factures en guise de justificatif !
En effet, tant qu’à rembourser toutes les dépenses professionnelles en fin de mois, mieux vaut investir dans une carte de paiement pro pour payer tous les frais supplémentaires professionnels.
Un logiciel de gestion des notes de frais
Votre entreprise ne peut pas encore fournir une carte permettant de payer les différentes dépenses professionnelles ? En guise d’alternative, vous pouvez utiliser une application ou un logiciel de gestion des notes de frais.
En effet, le règlement des notes de frais des salariés et de l’entrepreneur constitue un véritable travail fastidieux et chronophage pour le comptable. La raison en est que toutes les pièces justificatives doivent être vérifiées une par une pour voir si oui ou non une telle dépense peut être ajoutée à la note de frais. À l’aide d’une application de gestion, les collaborateurs peuvent régler eux-mêmes leurs propres notes de frais.
Toutes les pièces justificatives (factures) sont prises en photo et jointes à la fiche. C’est un véritable allègement pour le service comptable, car toutes les fiches sont déjà affichées dans le logiciel avec la facture dématérialisée. Le service comptable de l’entreprise n’aura plus qu’à régler les notes de frais en fonction de ce qui a été complété dans l’application de gestion.
Comment rembourse-t-on les notes de frais ?
En matière de notes de frais, l’entreprise dispose de trois principaux moyens de remboursement. Ce sont :
- le remboursement aux frais réels,
- le remboursement forfaitaire,
- la déduction fiscale personnelle.
Voici les caractéristiques de ces différents systèmes de remboursement.
Le remboursement aux frais réels
Ce système consiste à rembourser le salarié ou l’entrepreneur avec la somme exacte engagée. Le remboursement aux frais réels se base sur des pièces justificatives (factures) que le collaborateur enregistre dans le cadre de sa mission professionnelle. Cela inclut les factures de restauration ainsi que les tickets de stationnement, de péage ou de transport.
Le remboursement forfaitaire
Le système de remboursement forfaitaire s’adresse uniquement aux salariés, et non aux dirigeants d’une entreprise. Ce type de remboursement remplace celui des frais réels et se paie selon un barème forfaitaire mis en place par l’URSSAF.
Ce système se base donc sur un montant déterminé par l’entreprise. Ce dernier sera identique pour tous les salariés du même poste. Ce remboursement automatique s’effectue chaque fin de mois. Son avantage ? Vous n’aurez guère besoin de présenter des justificatifs physiques, comme les factures.
La déduction fiscale personnelle
Ce système permet de régler les notes de frais à travers la rémunération mensuelle du collaborateur ou du chef d’entreprise. Il est compris dans le cadre de l’imposition personnelle à l’impôt sur le revenu. Cette déduction fiscale personnelle est plafonnée à environ 7 000 euros par an.
Comment justifier une note de frais ?
Les dépenses connexes à la note de frais doivent uniquement concerner le domaine du travail. Que vous soyez un salarié ou un entrepreneur amené à effectuer une mission professionnelle, un déjeuner professionnel ou un voyage d’affaires, vous devez justifier les dépenses en sus avancées au profit de l’entreprise.
La note de frais relative à la restauration
Les repas d’affaires sont remboursés par l’entreprise. Toutefois, il est impératif de présenter un justificatif mentionnant le restaurant, la date et le montant de la facture, le nom et la qualité des invités. La restauration des salariés en mission rentre également dans le cadre d’une note de frais.
La note de frais d’hébergement et de logement
Les frais de remboursement ne sont pris en compte par l’entreprise que si le domicile du salarié se trouve à plus de 50 km. L’éloignement géographique sera donc le motif de la note de frais. Il est également justifié dans le cas où le logement serait mal desservi par les transports en commun, nécessitant un trajet de plus de 1 h 30.
La note de frais sur les indemnités kilométriques
Ceci concerne les dépenses personnelles liées au transport du salarié ou du dirigeant qui utilise son véhicule personnel. On cite notamment les carburants ainsi que l’entretien d’usure de la voiture. Pour le justifier, le concerné devra mentionner les indicateurs suivants dans la fiche de la note de frais :
- la période du déplacement,
- le motif du déplacement,
- le lieu de mission,
- le kilométrage effectué par la voiture personnelle.
En outre, il sera nécessaire d’indiquer la puissance fiscale du véhicule.